DMM #108 | 📧 Email Assistent Automation

Hi Marketing Multispecialisten!

Het is weer vrijdag! En dat betekent…..

Er staat weer een gloednieuwe AI-automation, inclusief uitleg, voor jullie klaar!

Maar eerst... tijd om te stemmen op de automation voor volgende week! 🗳️👇

Wil jij binnen één jaar 20% efficiënter werken dankzij AI?

Ontdek hoe ik met pragmatische trainingen, inspirerende workshops en actieve sprints jouw team klaarstoom om AI effectief én plezierig in te zetten.

Van praktische vaardigheden in ChatGPT, Midjourney en no-code automatisering tot het bouwen van maatwerk AI-oplossingen die direct resultaat opleveren. Jouw organisatie leert direct toepasbare kennis en behaalt meetbare successen.

Maak van AI geen hype maar een krachtig middel voor je bedrijf.

Klaar om concreet aan de slag te gaan? Plan hier een vrijblijvend kennismakingsgesprek in of reageer op deze mail!

Stem op de automation voor volgende week:

Volgende week komen er weer een hoop nieuwe tussen te staan :)

Kleine toelichting per idee:

📨 Nieuwsbrieven Weekoverzicht: Ontvang wekelijks een samenvatting van al je nieuwsbrieven, zodat je alleen de essentie leest.

⚡ CC Mail Dagoverzicht: Krijg dagelijks een samenvatting van de belangrijkste informatie uit je CC-mails.

🏆 Feedly Nieuws Prioriteren: Laat AI je nieuwsfeed filteren en alleen de belangrijkste updates doorsturen.

⭐ Trustpilot Scraper: Scrape alle reviews van jezelf en je concurrenten

📊 Fair Share Maandrapport: Automatiseer zoekvolume-analyse en houd je fair share-rapportage up-to-date.

🎙️ Gesproken Youtube samenvatting: Maak een samenvatting van een youtube filmpje, laat deze omzetten naar text en mail deze naar jezelf toe.

Heb jij een verzoek? Reageer even op deze mail, dan staat die volgende week tussen de opties die gekozen kunnen worden.

Deze week: 📧 Email Assistent

Slimme inbox zonder gedoe 📧
Je inbox managen in minuten, niet uren

Je kent het wel. Je opent je mail en wordt overspoeld door berichten. Voor je het weet ben je uren kwijt.

Maar wat als er een betere manier is?

Dus maakte ik de 'Email Assistent Automation':
✅ Gebruikt OpenAI Assistants met toegang tot jouw bedrijfskennis
✅ Analyseert bijlagen zonder dat je ze hoeft te openen
✅ Volledig aanpasbaar per mailtype, afdeling of zelfs per medewerker

Zo werkt het:
1️⃣ Jij bepaalt welke mails worden verwerkt (specifieke afzenders, mappen, labels)
2️⃣ OpenAI Assistants met jouw kennisbank analyseert de inhoud + bijlagen
3️⃣ Concepten staan klaar in je drafts - jij houdt 100% controle

🎯 Je resultaat: Een inbox die jou dient in plaats van andersom.

Blueprint en benodigdheden:

De Bleuprint kan je hier vinden, inclusief instructies hoe te beginnen met Make.com. 

Tools die we gebruiken:

• Make.com voor de automation

• OpenAI om een assistent te maken die de email klaar kan zetten.

• Gmail voor de meldingen

Stap-voor-stap handleiding

Met deze flow zet je een concept‑antwoord klaar op elke nieuwe mail.
Zonder bijlage wordt alleen de tekst geanalyseerd; met bijlage(s) wordt het bestand eerst naar OpenAI ge‑upload zodat de Assistant er context uit kan halen. Zo hou jij 100 % controle, maar neemt AI al het voorwerk uit handen.

Stap 1 – Gmail Trigger New Email (ID 11)

Wat doet deze stap?
Luistert in realtime naar je Postvak‑IN en pakt steeds één ongelezen bericht.

In te stellen:

• Connection: jouw Google‑restricted koppeling

• Folder: INBOX

• Criteria: UNSEEN (alleen ongelezen)

• Mark email as read: uit (je ziet ze nog steeds als ongelezen)

• Max results: 1 – zo voorkom je bulk‑runs

• (Optioneel) From / Subject / Search phrase: vul filters in als je slechts bepaalde afzenders wilt automatiseren

Toelichting
Deze trigger start de flow per binnenkomende mail. Wil je batches verwerken, verhoog dan Max results of kies een andere criteria‑combinatie.

Stap 2 – Basic Router (ID 7)

Wat doet deze stap?
Splitst de stroom in twee routes: “Geen Bijlage” en “Wel Bijlage”.​​

Er gebeurt hier nog niets met je data; het is puur de afslag.

Route A – Mails zonder bijlage

Stap 3 A – Filter “Geen Bijlage”

Wat doet deze stap?
Laat alleen bundles door waar {{11.attachments[].fileName}} niet bestaat.​​

In te stellen:

• Operator: notexist op het attachments‑veld

Stap 4 A – OpenAI Message Assistant (ID 8)

Wat doet deze stap?
Stuurt de volledige mailtekst naar je eigen OpenAI Assistant (bijv. Email Assistent ‑ GPT‑4o‑mini) die een concept‑antwoord formuleert.​​[15] Email assistent

In te stellen:

• Connection: jouw OpenAI‑verbinding

• Assistant ID: kies je eigen Assistant

• Role: user

• Tools: file_search (geen code interpreter nodig)

• Message: {{11.text}}

Toelichting
De Assistant ziet alleen de mailtekst en eventuele kennisbank‑bestanden die je in de Assistant hebt geüpload. Let op: Je moet je eigen assistent aanmaken via OpenAI.

Stap 5 A – Gmail Create Draft (ID 10)

Wat doet deze stap?
Slaat de AI‑output als concept op in de map [Gmail]/Concepten.​​

In te stellen:

• Folder: [Gmail]/Concepten

• To: {{11.from.address}}

• Subject: Re: {{11.subject}}

• HTML/Body: {{8.result}}

Vervolgens kun je het concept in Gmail perfectioneren en handmatig versturen. Zorg ervoor dat je de mail in html op laat stellen door je assistant.

Route B – Mails met bijlage

Stap 3 B – Filter “Wel Bijlage”

Laat alleen bundles door mét bijlage (exist‑operator).

Stap 4 B – OpenAI Upload File (ID 12)

Wat doet deze stap?
Uploadt elk bestand naar OpenAI zodat de Assistant er toegang toe heeft. Purpose is assistants.

In te stellen:

• File Name: {{11.attachments[].fileName}}

• File Data: {{11.attachments[].data}}

• Purpose: assistants

Stap 5 B – Sleep (ID 6)

Wacht 20 seconden tot het bestand ge‑indexeerd is. Laat dit zo staan om “file not ready”‑fouten te voorkomen.

Stap 6 B – OpenAI Message Assistant(ID 3)

Wat doet deze stap?
Geeft dezelfde mailtekst + de zojuist ge‑uploade file (via code_interpreter_resources) aan je Assistant, bijvoorbeeld een Email Marketing Assistant die binnenkomende pitches met prijslijsten herkent.

In te stellen:

• Assistant ID: selecteer je Assistant

• Tools: code_interpreter

• Code interpreter resources: {{12.id}}

• Message: {{11.text}}

Zorg dat je Assistant‑prompt uitlegt wat hij met de bijlage moet doen (samenvatten, data extraheren, enz.).

Stap 7 B – Gmail Create Draft (ID 13)

Maakt op dezelfde manier een concept‑antwoord, maar nu met de uitgebreidere AI‑output.

Extra tips & variaties

• Meerdere labels: Pas in Stap 1 de Folder of zet Search phrase in om alleen bepaalde labels of trefwoorden te vangen. Zo kan je ervoor zorgen dat persoonlijke mail niet door AI behandeld wordt bijvoorbeeld.

• Meer resultaten in één run: verhoog Max results en laat de Router de bundels parallel verwerken.

• Testen zonder versturen: laat de Create Draft‑stappen staan tot je tevreden bent; zet daarna desgewenst een Send Email‑module achter de router.

• Veiligheid: Markeer mails na verwerking als gelezen (Mark email as read = true) om herhaalde triggers te voorkomen.

Succes met het inrichten van je slimme inbox!

Dan sluit ik af met twee vragen:

Deze nieuwsbrief draait om waarde en jullie actief helpen pragmatische met AI en Automation aan de slag te laten gaan.

Is deze uitgeschreven variant voldoende of willen jullie meer begeleiding?

En dan nog de vraag waarmee we altijd afsluiten:

Tot maandag! Dan staat het laatste AI nieuws weer voor jullie klaar.

Mathieu